Systém splňuje podmínky 
|
KOPŘIVNICE: Zavádění metody Six Sigma do praxe městského úřadu
Stručná anotace
Pro dosažení maximální úrovně kvality procesů a výstupu z nich zavedl městský úřad Kopřivnice metodu strategie řízení Lean Six Sigma, která má za cíl identifikovat chyby v procesu veřejné správy a odstranit je.
Základní informace
| Název obce/města/regionu: |
Kopřivnice |
 |
| Kontakt: |
Manažerka kvality |
| Příjmení, jméno: |
Ing. Petra Plevová |
| Organizace: |
Městský úřad Kopřivnice |
| E-mail: |
kvalita@koprivnice.cz |
| Telefon: |
556 879 710 |
| Téma: |
1.h výkon veřejné správy vč. metod zvyšování kvality |
Popis a výstupy |
| Čeho se podařilo v rámci Vašich aktivit/projektů dosáhnout? |
V městském úřadu Kopřivnice bylo vyškoleno devět zaměstnanců, kteří jsou schopni řídit pod vedením manažera kvality optimalizační projekty s využitím širokého spektra nástrojů řízení kvality. V průběhu jejich vzdělávání (2009-2011) se rozdělili do tří týmů a každý z těchto týmů zpracovával jeden projekt. Projekty byly součástí vzdělávání a výuky. Bylo zabezpečeno to, že teoretické poznatky různých metod, které Six Sigma obsahuje, budou umět použít budoucí specialisté v praxi. Zadáním pro týmy bylo, aby si zvolili problém z jejich každodenní praxe, něco co je osobně „pálí“ a na řešení tohoto problému uplatnili metodiku Six Sigma. V projektu, který například optimalizoval dobu oběhu faktur v odboru majetku, bylo dosaženo prokazatelného zlepšení kvality procesu ze 70 % na 89%. Další projekt byl zaměřen na odstraňování poruch elektronického požárního systému a třetí projekt na proces odesílání dokladů s elektronickým podpisem do datových schránek.
|
| Byly dokumentovány realizované aktivity? |
Pracovníci týmu Lean Six Sigma v rámci svého vzdělávání realizují "pilotní" optimalizační projekty, na kterých dokumentují, jak lze metodu Lean Six Sigma použít v praxi městského úřadu.
|
| Začátek aktivity: |
01.08.2009 |
| Konec aktivity: |
Aktivita stále probíhá |
| Příloha |
|
Rozpočet |
| Jak byla aktivita financována? |
Žádná specifická finanční částka nebyla na tyto aktivity z rozpočtu města vyčleněna. Daly by se sem započítat náklady na vzdělávání manažerky kvality, případně poměrné části mezd devíti pracovníků. Nicméně toto je irelevantní vzhledem k tomu, že tyto aktivity prováděli běžně nad rámec běžné pracovní doby a své náplně práce. Dochází tu ale také k úsporám jednak za vzdělávání 9 specialistů, které proběhlo interně (cca 30 lekcí) – nebyli proškolovaní externím školitelem nýbrž je školila „certifikovaná“ manažerka kvality. Každý realizovaný projekt bude přinášet i v budoucnu nemalé úspory. |
Aktéři |
| Název: |
Město Kopřivnice |
| IČO nebo jiný registrační údaj: |
298077 |
| Adresa: |
Štefánikova 1163, 742 21 Kopřivnice |
| Web: |
http://koprivnice.cz |
Doporučení a inspirace |
| Jaká doporučení/rady lze z realizace Vašich aktivit vyvodit a poskytnout ostatním obcím/městům s podobným záměrem? |
Je doporučeno již od počátku úzce spolupracovat s vedením města. Aby aktivita byla úspěšná a byla přijata jako součást řízení na všech úrovních organizace, je potřeba mít silnou podporu vrcholového vedení. V současné době je 9 specialistů připraveno vést samostatně další optimalizační projekty. V praxi to znamená to, že může být současně sestaveno devět projektových týmů z pracovníků úřadu. V čele každého týmu bude manažer – specialista na Six Sigma. Všechny projekty jsou koordinovány manažerem kvality, takže je zde možno využít rovněž synergického efektu mezi projekty. Je také třeba uvést, že 9 specialistů nikdo z úřadu nevybíral. Šlo o dobrovolnou akci, kdy na výzvu manažerky kvality měli možnost se do vzdělávání přihlásit všichni pracovníci bez rozdílu pracovního zařazení. Mezi vyškolenými pracovníky dnes najdeme asistentku vedoucího odboru, referenty i vedoucí oddělení.
|
| Příloha: |
|
Rizika, překážky a pozitivní okamžiky v procesu realizace |
| Setkali jste se při realizaci aktivit/projektu s událostí, která je/ho zásadně ovlivnila? |
Zavedení jakékoliv nové metody řízení kvality musí být v souladu s ostatními strategickými aktivitami. Jedině tak je možné počítat se synergickým efektem. V opačném případě je vysoká pravděpodobnost, že zavedení, byť progresivních nástrojů a metod, zůstane na půl cesty a nepřinese očekávaný efekt. Vyškolení specialisté Six Sigma se účastnili na projektu dobrovolně. Jejich motivace i nasazení je obrovské. Projekty zpracovávali při své běžné práci, avšak mnohdy mimo pracovní dobu a bez nároku na jakékoliv úlevy či odměny. Příklad: týmy se běžně scházely již před pracovní dobou např.: od 5 do 6 ráno, nebo naopak v odpoledních hodinách – mimo prac. dobu. S ostatními zaměstnanci úřadu je vedena zvýšená komunikace, prezentování dosažených výsledků, motivování.
|
Média, propagace |
| Jakým způsobem probíhala komunikace s médii a jaké byly mediální výstupy? |
Metoda Lean Six Sigma je ze stany městského úřadu průběžně prezentována, např. na konferencích kvality ve veřejné správě, nebo v časopisu Interní auditor. |
| Příloha: |
|
|
