Dotační program Tvoříme prostor je strategickým projektem města s návazností na Strategický plán rozvoje města Ostravy. Naplňuje jeden z cílů plánu, kterým je 5) Podpora komunitního života a zapojení občanů do rozvoje města. Vznikem dotačního programu reagovala Ostrava na podněty odborníků z pracovních skupin i nápady občanů při tvorbě strategického plánu k vytvoření takového nástroje, který předá spoluodpovědnost za kousek města do jejich vlastních rukou.

Program dává příležitost aktivním lidem zrealizovat vlastní nápady a projekty ve veřejném prostoru s cílem oživit, zkvalitnit své okolí, a zároveň podpořit komunitní život. Jeho cílem je podpora projektů realizovaných v městském prostředí a v jeho těsné blízkosti. Prostor se tak díky takovým zásahům stává přirozeným místem setkávání, upevňování sousedských vztahů, ožívá a působí atraktivně. Občané si poté prostoru více váží, mají tendence jej udržovat a trávit zde čas i přes povinnou lhůtu dvouleté udržitelnosti. Nedílnou součástí projektů je aktivní zapojení veřejnosti do přípravy, realizace a udržitelnosti projektu. Realizace a údržba projektu je založena na dobrovolnické práci.

Hlavním principem je poskytnutí financí (do výše 500 000 Kč) občanům, aby mohli vlastními silami zrealizovat projekt v urbanizovaném prostředí nebo v jeho těsné blízkosti. Žadatelem může být fyzická osoba nepodnikající a nestátní neziskové organizace, a dále také bytové družstvo či společenství vlastníků jednotek. Posouzení projektového záměru probíhá ve 3 kolech a provádí jej šestičlenná odborná komise složená ze zástupců města a externích odborníků (vedení města, odborníci na participaci, architekt, krajinná ekoložka).

Vznikají tak komunitní zahrady, předzahrádky u bytových domů, dětská hřiště, pikniková místa s posezením a grilem, obnovují se vnitrobloky, vznikají veřejné sportovní prvky atd.

Do 1. kola hodnocení projektů stačí e-mailem zaslat pouze jednoduchý projektový záměr a rozpočet. Pokud projekt postoupí dále, 2. kolo probíhá formou prezentací projektových záměrů a diskusí žadatele nad záměrem s odbornou komisí. Pokud členové komise projekt podpoří, následuje odevzdání závazné žádosti o dotaci se všemi formálními náležitostmi, kde je nutné rovněž doložit podpisy 30 občanů v rámci komunity souhlas s projektem. Hodnotící komise předložené projekty neposuzuje jen z hlediska estetické či užitné hodnoty pro daný prostor, ale rovněž z hlediska zapojení komunity. Jedná se o jednu ze základních podmínek pro získání dotace. Na základě této žádosti rozhoduje odborná komise v rámci 3. kola, zdali doporučí či nedoporučí zastupitelstvu města poskytnout dotaci, příp. v jaké výši. Projekty, které postoupí, mají zpravidla velmi vysokou šanci dotaci získat, což umožňuje právě tříkolový systém hodnocení. Žadatel-lajk dostává prostor zapracovávat připomínky komise a provádět úpravy až do chvíle odevzdání samotné žádosti o dotaci. Zvyšuje se tak šance proveditelnosti, udržitelnosti, a tím i úspěšnosti projektu. Žadatel do roka zrealizuje spolu se svou komunitou projekt, a následující dva roky o něj pečuje.

Výhodou je, že přihlášku je možné podávat do 1. kola každé 2-3 měsíce, a případný neúspěch neznamená, že projekt nemůže být vylepšen a přihlásit se znovu. Zde došlo během let k vylepšení programu od jednorázového sběru projektů s jedním kolem hodnocení, k vstřícnému otevírání výzev několikrát do roka, s možností opakovaných pokusů a vylepšování projektu. Občanům tak dáváme možnost diskutovat s oborníky, rozvíjet se. V průběhu let byla také rozšířena škála oprávněných žadatelů, letos například o bytová družstva. S každým dalším ročníkem dochází k úpravě podmínek na základě zkušeností a zpětné vazby občanů.

Manažerka a koordinátorka programu poskytují žadatelům neustálou podporu, konzultují, navštěvují lokality, věnují se marketingu i aktivnímu oslovování veřejnosti. Celkově již v rámci dotačního programu bylo podpořeno 52 projektů.

Potřeba zkvalitnění a estetizace veřejného prostoru vyvstala také z mnoha podnětů veřejnosti a z debat členů napříč pracovními skupinami při přípravě nového strategického plánu města a z jednání podpůrné pracovní skupiny k projektu REFILL (Urbact). Inspirací pro vytvoření tohoto programu byly zkušenosti z jiných evropských měst a jeho vznik byl konzultován s Útvarem hlavního architekta Magistrátu města Ostravy, s Nadací Via, Nadací Partnerství, se spolkem Pěstuj Prostor, s členy podpůrné pracovní skupiny k projektu REFIILL, s architekty, urbanisty, kulturními organizacemi, sociálními geografy aj. Odbornou hodnotící komisi, která posuzuje jednotlivé projekty, tvořili vždy jak zástupci vedení města, tak také odborníci z Ostravské univerzity a jednotliví vedoucí odboru strategického rozvoje, rovněž architekti, členové ostravské umělecké komunity nebo projektoví manažeři a hybatelé rozvojových projektů ve městě. Již na designování programu se podíleli konzultačně experti a kolegové z jiných měst v České republice, kteří přispěli svými zkušenostmi s participací veřejnosti nebo jiných dotačních programů.

Mezi projekty propojující komunity patří například úprava veřejného prostranství pro klienty hospicu, jejich rodinné příslušníky i širokou veřejnost nebo úprava zahrady pro děti se zdravotním postižením. Projekty menšinových komunit také pomohly vybudovat vzájemnou toleranci a překonat předsudky. Projekty také propojují komunity napříč generacemi – např. v podobě hřišť upravených s tréninkovými prvky pro mladé i seniory, kteří mohou na tomto místě trávit společný čas.

Aspektem úspěchu pro nás není jen množství projektů, které vzniknou, ale hlavně délka, po kterou jsou projekty udržovány a především komunitou aktivně využívány. Dopady a vedlejší efekty, které tato atraktivita veřejného prostoru přináší, jsou podstatné – podpora komunit, zapojení občanů do rozvoje území a kultivace prostředí pro život všech generací. Jednotlivé projekty představují příběhy lidí. Program je součástí vzdělávání obyvatel města a důkazem důvěry města v občany.

Diverzita komunit a žadatelů je široká – studenti, senioři, matky s dětmi, dobrovolní hasiči, tělovýchovné jednoty, sousedská sdružení - bytová družstva, společenství vlastníků jednotek atd.

Projekt navazuje na Strategický plán rozvoje města Ostravy 2017-2023.

Dotační podmínky Tvoříme prostor
Strategický plán rozvoje města Ostravy 2017-2023
Videa s úspěšnými realizátory:
Farská zahrada v Ostravě-Heřmanicích
Naše zahrádka v Ostravě-Porubě
Komunitní a smyslová zahrada v Ostravě-Hrabůvce
Servis pointy "Dotáhni kolečko!"

V rámci aktuálně probíhajícího 6. ročníku je z rozpočtu města alokováno 8 mil. Kč. Žadatel může na jeden projekt získat až 500 tis. Kč. Od roku 2017 bylo realizováno 52 projektů za 15 074 000 Kč.

Je dobré si uvědomit, že žadatelem jsou obvykle obyčejní občané, kteří nemají zkušenost se žádostmi o dotaci či s projektovým managementem. Proto doporučujeme intenzivní komunikaci se žadatelem. Uvědomujeme si, že pouze nehodnotíme žádost, ale pracujeme s komunitou lidí aktivně se zasazující o rozvoj města. Žadatel má proto nejen jedinečnou šanci získat od nás-úředníků administrativní podporu, ale z důvodu tříkolového hodnocení rovněž získat zpětnou vazbu od odborné komise s možností projekt vylepšit. Dále je vhodné s rozmyslem vybírat lokality, na které se zaměřit. Nemá se věnovat pouze centru města a jeho veřejnému prostoru, ale zamýšlet se v širších souvislostech např. z hlediska společenských jevů v dané oblasti a toho, jak by obnova veřejného prostoru mohla pomoci místním komunitám.

Doporučujeme zaměřit se nejen na online či dokonce offline propagaci a marketing, ale vyjít do ulic setkat se s občany, ukázat lidem proklientsky přívětivou tvář obce a pokusit se jim vysvětlit proces dotačního programu; diskutovat o svých nápadech nebo projektech; pomoci jim s administrativním procesem.

Ostravu tvoří 23 městských obvodů s vlastními radnicemi a starosty. Proto je potřeba udržovat a intenzivně komunikovat také s jednotlivými obvody, od kterých také dostáváme zpětnou vazbu stran jejich komunikace s úspěšným žadatelem, který hodlá realizovat projekt na daném území. Probíhá vzájemné informování o projektu, který se má v dané městské části realizovat.

Příležitost pro občany spolupracovat na kultivaci veřejného prostoru a rozvoje města. Obnova veřejného prostoru, ve kterém žijí komunity navíc na základě jejich představ a přání s podporou obce (finance a regulace z hlediska zásad urbanismu, estetiky, užitku atd.), dává občanům šanci být součástí rozhodovacího procesu o městě. Společná práce místních komunit a spoluzodpovědnost za malou část jejich města má vliv na narušení anonymního prostředí městské zástavby a může tak vést k redukci negativních společenských jevů. Své konkrétní zkušenosti s životem v daném území mohou občané vnést i do úprav veřejného prostoru. Mohou si tak vytvořit veřejný prostor, který odráží jejich skutečné potřeby. Říká se, že nejlepší věci jsou zadarmo, čemuž odpovídá i naše zkušenost, že menší projekty s nižším financováním obvykle prokazují intenzivnější zapojení komunity a společnou snahu projekt udržet. Mimořádný je i přínos pro město samotné z hlediska image. Přístup, který zahrnuje důvěru ve schopnost občanů spoluutvářet veřejný prostor s podporou města, zároveň roste důvěryhodnost úředníků, potažmo města jako takového, přináší efekt změny ve vnímání vedení města či úřednického aparátu. Jedná se zároveň o projekty, které v poměrně krátké době zvelebují město.

Vzhledem k principu, že žadatel vytváří projekt sám (resp. s komunitou), nelze pravidelně očekávat desítky či stovky podaných projektů. Na druhou stranu je dán prostor těm občanům, kteří zájem o rozvoj města skutečně mají.
Dále je nutné vést intenzivní komunikaci s obvody a odbory, kterých se daný projekt dotýká - často dochází k ne příliš intenzivní výměně informací. Snažíme se předejít zbytečným komplikacím, které by bránily žadateli projekt uskutečnít. Zároveň se komunikací s dostatečným předstihem daří zavčas otevírat otázku případné následné údržby ze strany obvodu po ukončení povinné dvouleté udržitelnosti.
Stále přetrvávající skepse občanů kvůli vandalismu - byť zkušenosti z projektů vytvořených v rámci Tvoříme prostor mluví jinak. Spoustu zájemců odrazuje strach z odcizení majetku vytvořeného/umístěného v rámci projektu, stahování nepřizpůsobivých či hlučných osob apod., z čehož často plyne touha žadatele projekty oplocovat, což je bohužel ve většině případů neakceptovatelná varianta vzhledem k tomu, že se jedná o zvelebování prostoru veřejného. Odborná komise se často snaží najít kompromisy v podobě živých plotů, otevíracích hodin apod.

V průběhu let proběhlo dotazníkové šetření mezi žadateli a získávání zpětné vazby za účelem vylepšování programu s cílem Tvoříme prostor co nejvíce žadatelům - často obyčejným občanům -  zjednodušit a nezatěžovat je náročnou byrokracií. Na základě zpětné vazby se snažíme připomínky zapracovávat do podmínek dotačního programu. Covidová doba zasáhla do podoby hodnotících kol. Jednání distanční formou se ze zkušeností ukázalo být velice efektivním řešením především pro samotné žadatele, kteří by se jinak např. z pracovních či jiných důvodů nemohli dostavit v pevně dané termíny hodnotících kol na Magistrát města Ostravy. Dále odborná komise sestává z externích odborníků, kteří se rovněž připojují vzdáleně. Mohou se tak připojit odkudkoliv, byť se třeba zrovna fyzicky nenacházejí v Ostravě. Dokážeme tak zajistit stálou usnášeníschopnost komise i přes časovou vytíženost externích členů. Pro jednání komise je tento způsob setkávání s žadateli i bez žadatelů již standardem.

Tou nejvypovídající evaluací je pro nás počet fungujících projektů, kterým navíc již ve většině případů vypršela povinná lhůta udržitelnosti. Až 85 procent projektů (na základě revize, kterou jsme osobně provedli) je v dobrém stavu a stále populární, a to i po dvouleté době udržitelnosti. Žadatelé také velmi často organizují v místě projektu komunitní akce, které se snažíme pravidelně sdílet na sociálních sítích Tvoříme prostor. V průběhu let proběhlo dotazníkové šetření mezi žadateli a získávání zpětné vazby za účelem vylepšování programu s cílem Tvoříme prostor co nejvíce žadatelům - často obyčejným občanům -  zjednodušit a nezatěžovat je náročnou byrokracií. Na základě zpětné vazby se snažíme zjištění co nejvíce zapracovávat do podmínek dotačního programu. Výbornou zpětnou vazbou je pro nás i fakt, že se k programu v průběhu let vrací celá řada bývalých žadatelů a pokračují v rámci svých komunit s budováním veřejného prostoru dle svých představ. Existuje však také report marketingových aktivit, který slouží jako podklad pro vyhodnocení dopadu jednotlivých propagačních aktivit. Na základě tohoto hodnocení jsme došli k závěru, že nejefektivnější možností je přímá komunikace s občany v místě jejich bydliště formou workshopů v kombinaci s aktivními, přehlednými a informacemi nabitými sociálními sítěmi.

V současné době probíhá 6. ročník programu, který je rozdělen do 6 samostatných výzev a potrvá do konce roku 2024. Pomalu probíhají debaty o přípravách navazujícího ročníku. Rozhodně jsme ochotni předávat zkušenosti s řízením a realizací tohoto typu grantového programu dalším městům nejen v rámci metropole. Samotný program je však strategickým projektem města a je jím plně financován. Jeho cílem je podpora komunitního života a kultivace prostředí zejména ve městě. Proto se neplánuje rozšíření působnosti programu za hranice města Ostravy. Je nepopíratelné, že více projektů přirozeně vzniká ve větších městských obvodech. Zároveň však zaznamenáváme zvyšující se zájem ze strany menších obvodů. V současné době s nimi komunikujeme o intenzivnější propagaci v podobě workshopů s občany, které by měly proběhnout opět během podzimu 2023.

Pravidelné TZ na webových stránkách města Ostravy a příspěvky v obvodových zpravodajích
Polar, 7. 7. 2023
Polar, 20. 10. 2022
Pro města a obce, 14. 12. 2022
Aktivita na sociálních sítích Tvoříme prostor:
Instagram
Facebook
Web